Firmenumzug: Checkliste für eine sichere Planung

Es ist ein Firmenumzug geplant? Aufgrund der sensiblen oder teuren Umzugsgüter und Ausfallzeiten der Mitarbeiter ist ein Firmenumzug eine große Herausforderung. Es gibt vieles zu bedenken und zu organisieren, damit am Umzugstag alles reibungslos abläuft. Mit einer gut durchdachten Checkliste für den Umzug können Sie den Überblick behalten und den Umzugsprozess vereinfachen.

Planen Sie einen Firmenumzug? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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Firmenumzug: Umfassende Checkliste für die Vorbereitung 

Eine gute Vorbereitung reduziert nicht nur den Stress eines Firmenumzugs, sondern optimiert auch den Ablauf. Mit dieser umfassenden Checkliste erhalten Sie eine praktische Hilfe für Ihren Büroumzug.

Planungsphase (ca. 8 Monate vor dem Umzug)

Acht Monate vor dem geplanten Firmenumzug sollten Sie folgende wichtige Schritte in Angriff nehmen:

• Aktuelles Mietverhältnis kündigen: Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Vermieter auf, um das bestehende Mietverhältnis zu beenden. Beachten Sie dabei die gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsfrist von sechs Monaten für Geschäftsräume.
• Umzugsfirma buchen: Buchen Sie ein Umzugsunternehmen, das sich auf Büroumzüge spezialisiert hat.
• Inventur durchführen: Eine gründliche Inventur aller Möbel, Gegenstände, Geräte und Lagerbestände ist entscheidend sowohl für einen reibungslosen Ablauf als auch für die Kostenplanung.
• Entrümpeln: Nutzen Sie den Büroumzug, um nicht mehr benötigte Möbel und Dokumente zu entsorgen – ein Service, den Sie bei unserer Umzugsfirma erhalten.
• Mitarbeiter einbinden: Informieren und beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig an der Umzugsplanung.

Vorbereitungsphase (3 Monate vor dem Umzug) 

• Material besorgen: Beschaffen Sie für den Firmenumzug verschiedene Umzugskartons, Klebeband, Schutzmaterial für empfindliche Gegenstände und Beschriftungsmaterial. Alternativ stellen wir Ihnen gern entsprechendes Verpackungsmaterial zur Verfügung.
• Daten sichern: Koordinieren Sie den Umzug der Server in Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Dienstleister. Achten Sie darauf, dass vor Beginn des Umzugs eine vollständige Sicherung aller Unternehmensdaten durchgeführt wird.
• Adressänderungen mitteilen: Informieren Sie unter anderem Kunden, Lieferanten, Behörden sowie Banken über die neue Firmenadresse.
• Packen: Zunächst sollten Gegenstände und Materialien gepackt werden, die nicht täglich benötigt werden. Die Kartons sollten mit dem Inhalt beschriftet werden. Am Tag vor dem Firmenumzug sollten die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze leeren und die Inhalte verpacken. 
• Dienstleister informieren: Benachrichtigen Sie die Telefon-, Internet- und Stromversorger über den Umzug und vereinbaren Sie einen Ortswechsel.
• Nachsendeauftrag einrichten: Richten Sie bei der Post einen Nachsendeauftrag ein, damit Sie keine Post verpassen.

Am Umzugstag 

• Früh beginnen: Damit Sie genügend Zeit für unvorhergesehene Ereignisse haben, sollte der Umzug so früh wie möglich stattfinden.
• Letzte Gegenstände packen: Am Umzugstag sollten die letzten Gegenstände eingepackt werden.
• Übergabe: Die alten Büroräumlichkeiten sollten sauber und leer hinterlassen werden, ggf. übergeben Sie die Schlüssel an den Vermieter.

Nach dem Umzug 

Es ist geschafft – jetzt stehen die letzten Arbeiten an.

• Überprüfung des Umzugsguts: Führen Sie eine gründliche Kontrolle über die Vollständigkeit und den Zustand Ihrer Büroeinrichtung durch. Sollten während des Umzugs Schäden entstanden sein, melden Sie diese umgehend dem beauftragten Umzugsunternehmen.
• Einrichtung der neuen Geschäftsräume: Wenn die Umzugsgüter komplett und ohne Schaden sind, kann alles ausgepackt und aufgebaut werden.
• Aktualisierung des Online-Auftritts: Aktualisieren Sie alle E-Mail-Signaturen, Kontaktinformationen und das Impressum auf Ihrer Webseite.

Firmenumzug: Eine logistische Herausforderung